Lo que toda multinacional debe saber sobre... Las mejores pr谩cticas para la declaraci贸n aduanera en el nuevo entorno arancelario
En el actual entorno comercial mundial, los importadores se enfrentan a una convergencia de presiones sin precedentes. El fuerte aumento de los nuevos aranceles, la cada vez m谩s sofisticada extracci贸n de datos de entrada por parte de la Oficina de Aduanas y Protecci贸n Fronteriza de los Estados Unidos (CBP) y una postura m谩s agresiva por parte del gobierno en materia de cumplimiento han hecho que incluso los incumplimientos menores puedan resultar muy costosos. En este contexto, el mecanismo de auto-divulgaci贸n voluntaria, reconocido desde hace tiempo por los profesionales del comercio como una herramienta clave para la mitigaci贸n de riesgos, ha adquirido una nueva urgencia. Para los importadores que descubren posibles pagos insuficientes de aranceles, una divulgaci贸n voluntaria realizada correctamente puede limitar significativamente la responsabilidad financiera, demostrar buena fe y mejorar el programa de cumplimiento m谩s amplio del importador.
Este art铆culo analiza la creciente importancia de las divulgaciones voluntarias, identifica las principales ventajas que ofrecen y establece las mejores pr谩cticas para maximizar su eficacia. Al adoptar un enfoque exhaustivo y bien documentado, los importadores pueden convertir un incumplimiento normativo en una oportunidad para reforzar su entorno de cumplimiento, al tiempo que minimizan o eliminan el riesgo de sanciones.
I. Factores que impulsan la creciente importancia de las divulgaciones voluntarias
Varios acontecimientos recientes han convergido para aumentar el valor estrat茅gico de las declaraciones voluntarias para los importadores:
- El aumento de los aranceles ampl铆a la exposici贸n al riesgo. La imposici贸n de aranceles elevados en virtud del art铆culo 232 (aranceles de seguridad nacional) y del art铆culo 301 (aranceles especiales a China), junto con el aumento de los aranceles globales y rec铆procos que afectan a todos los pa铆ses (algunos de ellos de hasta el 50 %), ha magnificado las consecuencias econ贸micas del incumplimiento de la normativa. Los errores que antes solo provocaban correcciones m铆nimas de los derechos de aduana ahora pueden dar lugar a responsabilidades sustanciales. Por ejemplo, un error aparentemente menor de clasificaci贸n o subvaloraci贸n puede, cuando se acumula en m煤ltiples entradas, dar lugar a importantes derechos e intereses impagados. El incumplimiento de las normas del pa铆s de origen o de los requisitos del Acuerdo entre Estados Unidos, M茅xico y Canad谩 (USMCA) puede tener un impacto arancelario importante, ya que no comprender las normas de calificaci贸n puede dar lugar a la aplicaci贸n de determinados aranceles de Trump. Los importadores que no corrijan de forma proactiva los errores aduaneros pueden enfrentarse a facturas inesperadas por aranceles atrasados y sanciones adicionales.
- Analisis de datos mejorados y algoritmos de aplicaci贸n. La CBP ha aprovechado al m谩ximo el hecho de que los importadores est谩n obligados a presentar informaci贸n detallada relacionada con los aranceles en el sistema Automated Commercial Environment (m谩s conocido como ACE). Mediante el uso de sofisticadas t茅cnicas de miner铆a de datos e inteligencia artificial, la CBP puede se帽alar anomal铆as en los valores declarados, el pa铆s de origen, la clasificaci贸n, la valoraci贸n, el cumplimiento del USMCA y otros campos de datos que afectan a los aranceles. Los importadores cuyos datos transaccionales se desv铆an de las normas del sector industrial, las declaraciones de entrada de sus competidores o los patrones hist贸ricos est谩n cada vez m谩s sujetos a revisiones posteriores a la entrada, y la CBP tiene la capacidad de confirmar posibles errores mediante la emisi贸n del Formulario 28 de Solicitud de Informaci贸n o el Formulario 29 de Notificaci贸n de Acci贸n.
- Mayor 茅nfasis en la aplicaci贸n de las normas comerciales. Se ha ordenado a las agencias federales, en particular a la CBP y al Departamento de Justicia (DOJ), que adopten una postura m谩s agresiva en materia de aplicaci贸n de la ley. Las 贸rdenes ejecutivas y las proclamaciones presidenciales han exigido un aumento de la recaudaci贸n de aranceles y sanciones m谩s severas para las infracciones comerciales. El DOJ ha aumentado la dotaci贸n de personal para las medidas de cumplimiento relacionadas con el comercio; la informaci贸n anecd贸tica de los importadores muestra una postura cada vez m谩s agresiva en materia de cumplimiento. En este entorno de sanciones elevadas y aranceles altos, las divulgaciones proactivas son la mejor opci贸n disponible para limitar la exposici贸n y las sanciones potencialmente costosas.
- Mayores posibilidades para las acciones de los denunciantes. El Departamento de Justicia ha anunciado que aumentar谩 el uso de la Ley de Reclamaciones Falsas (FCA) para combatir el pago insuficiente de aranceles. Las acciones de la FCA pueden ser iniciadas por el gobierno o en respuesta a denuncias de informantes. Es seguro que los bufetes de abogados demandantes tratar谩n de presentar m谩s casos de este tipo para seguir aplicando las prioridades del equipo comercial de Trump en materia de aranceles elevados, sanciones elevadas y aplicaci贸n estricta de la ley. En este contexto, los casos de la FCA (y las indemnizaciones a los denunciantes) pueden ser mucho m谩s lucrativos.
II. El valor jur铆dico y estrat茅gico de las divulgaciones voluntarias
Las divulgaciones voluntarias ofrecen a los importadores una v铆a para resolver infracciones de importaci贸n cometidas en el pasado con sanciones significativamente reducidas o eliminadas, siempre que la divulgaci贸n cumpla determinados requisitos procedimentales y sustantivos. Dado el entorno de aranceles elevados y alta aplicaci贸n de la ley descrito anteriormente, las divulgaciones voluntarias representan una forma significativa de reducci贸n del riesgo. La normativa vigente, 19 C.F.R. 搂 162.74, especifica que las divulgaciones voluntarias realizadas antes del inicio de una investigaci贸n formal son un factor atenuante en la determinaci贸n de las sanciones por parte de la CBP. En los casos de negligencia o error (a diferencia del fraude), la CBP no suele imponer ninguna sanci贸n si el importador divulga la infracci贸n, completa una divulgaci贸n exhaustiva y devuelve los aranceles atrasados adeudados (m谩s los intereses).
Las principales ventajas de las divulgaciones voluntarias incluyen:
- Mitigaci贸n de sanciones: Para obtener el beneficio m谩s directo de no pagar ninguna sanci贸n, el momento de la divulgaci贸n es fundamental; para poder optar a ello, la divulgaci贸n debe preceder a cualquier investigaci贸n de la CBP relacionada con la conducta divulgada. Cabe destacar que una divulgaci贸n puede seguir garantizando el cr茅dito por divulgaci贸n voluntaria incluso despu茅s de recibir un formulario 28 de solicitud de informaci贸n o un formulario 29 de notificaci贸n de acci贸n, siempre que la CBP no haya iniciado una investigaci贸n formal.
- Demostraci贸n de buena fe: una divulgaci贸n voluntaria indica a la CBP que el importador se toma en serio sus obligaciones de cumplimiento. Esto puede mejorar la credibilidad de la empresa en futuras auditor铆as, consultas o solicitudes para programas de comerciantes de confianza, como el CTPAT.
- Control de la narrativa y el alcance: Una divulgaci贸n permite a la empresa presentar los hechos con sus propias palabras, controlar la divulgaci贸n de la infracci贸n y proponer medidas correctivas para evitar que se repita el problema. Proceder como una divulgaci贸n voluntaria permite un enfoque m谩s proactivo que permitir que la CBP descubra la infracci贸n y saque sus propias conclusiones, especialmente porque, en este 煤ltimo caso, es probable que el importador se enfrente a plazos m谩s estrictos y tenga menos control sobre c贸mo se desarrolla la revisi贸n.
- Marco de cumplimiento interno reforzado: El proceso de preparaci贸n de una divulgaci贸n suele implicar el desarrollo de una metodolog铆a para identificar todos los errores de importaci贸n, un an谩lisis de las causas fundamentales, una revisi贸n de los sistemas de cumplimiento y un plan de medidas correctivas de cumplimiento. Adem谩s de permitir la realizaci贸n precisa de la revisi贸n aduanera, estos pasos tambi茅n permiten al importador mejorar los controles internos y reducir la probabilidad de futuras infracciones.
III. Mejores pr谩cticas para una divulgaci贸n voluntaria eficaz
Para maximizar los beneficios de una divulgaci贸n voluntaria y garantizar que sea aceptada por la CBP, los importadores deben asegurarse de que la divulgaci贸n completada sea oportuna, completa y est茅 respaldada por documentaci贸n s贸lida. A continuaci贸n se presentan las mejores pr谩cticas clave que los importadores deben tener en cuenta:
- Acci贸n oportuna y uso de cartas de aviso. Los importadores deben actuar con prontitud al descubrir una posible infracci贸n. Si se necesita m谩s tiempo para llevar a cabo una investigaci贸n interna, la empresa debe considerar la posibilidad de presentar una carta de aviso. Este aviso preliminar, presentado antes de que se inicie cualquier investigaci贸n de la CBP, preserva la elegibilidad de la empresa para la mitigaci贸n de sanciones, al tiempo que le da tiempo para recopilar los datos necesarios y llevar a cabo una revisi贸n exhaustiva.
- Supervisi贸n de la correspondencia con la CBP. Incluso mientras piensan en presentar una declaraci贸n, los importadores deben permanecer atentos a cualquier indicio de que la CBP ya pueda estar al tanto del problema. Notificaciones como las solicitudes de informaci贸n del formulario 28 o las notificaciones de acci贸n del formulario 29 pueden indicar que la agencia ha detectado posibles discrepancias. Incluso cuando se reciben dichas notificaciones, el importador puede presentar una declaraci贸n, siempre que la CBP a煤n no haya iniciado una investigaci贸n formal. El env铆o de una carta de aviso inmediatamente despu茅s de recibir dicha correspondencia (es decir, antes de la fecha l铆mite de respuesta) puede preservar los beneficios de la declaraci贸n.
- Decidir el alcance: divulgaciones limitadas frente a divulgaciones exhaustivas. Los importadores deben determinar si divulgan solo errores espec铆ficos (una divulgaci贸n limitada) o si realizan una revisi贸n completa y divulgan todas las entradas potencialmente afectadas durante un per铆odo de revisi贸n completo de cinco a帽os. Una divulgaci贸n limitada puede centrarse en puertos espec铆ficos, productos o l铆neas de productos espec铆ficos, problemas o rangos de fechas, y es adecuada cuando los controles internos son s贸lidos y el problema est谩 controlado. Por el contrario, una divulgaci贸n exhaustiva debe llevarse a cabo cuando el alcance de la infracci贸n es incierto, cuando los controles internos de cumplimiento han sido d茅biles o cuando se sospecha que existen problemas sist茅micos. La elecci贸n implica un equilibrio estrat茅gico entre el riesgo legal, la inversi贸n de recursos y el deseo de cerrar el caso. Si se opta por una divulgaci贸n limitada, los importadores deben identificar cuidadosamente si durante la revisi贸n se observan cuestiones adicionales que justifiquen ampliar el alcance de la divulgaci贸n limitada o quiz谩s convertirla en una divulgaci贸n completa.
- Realizaci贸n de una revisi贸n interna exhaustiva. Una revisi贸n interna rigurosa constituye la base de una divulgaci贸n voluntaria eficaz. La revisi贸n debe abordar:
- Naturaleza y causa fundamental de la infracci贸n: 驴 El problema se debi贸 a una clasificaci贸n err贸nea, una infravaloraci贸n, una declaraci贸n incorrecta del pa铆s de origen u otros errores? 驴Qu茅 fallos internos permitieron que el error persistiera? Entre las causas fundamentales m谩s comunes se incluyen una formaci贸n inadecuada, comunicaciones err贸neas con los proveedores, una supervisi贸n deficiente de los agentes de aduanas, un 铆ndice de clasificaci贸n aduanera deficiente o incompleto, o la falta de un estudio de precios de transferencia para partes relacionadas que cumpla con las normas de la CBP (y no con las del IRS).
- 脕mbito de las entradas afectadas: El importador debe identificar todas las entradas afectadas por la infracci贸n. Por lo general, la CBP no ve con buenos ojos las extrapolaciones o estimaciones para las divulgaciones completas, y prefiere la documentaci贸n l铆nea por l铆nea de las transacciones afectadas. La 煤nica excepci贸n es cuando se utiliza el muestreo estad铆stico, lo que requiere cumplir los requisitos de muestreo estad铆stico de la CBP (que se describen a continuaci贸n).
- Periodo cubierto: Por lo general, las divulgaciones completas deben remontarse al plazo de prescripci贸n de cinco a帽os. Las empresas deben rastrear el problema hasta su origen y no detenerse en el momento de la liquidaci贸n.
- Revisi贸n de riesgos similares en otras 谩reas: Los importadores deben examinar si se han producido infracciones iguales o similares en otras unidades de negocio, l铆neas de productos o tipos de entradas. Esto requiere la coordinaci贸n con las filiales globales y otras partes interesadas internas. Si es necesario, esto puede dar lugar a que una divulgaci贸n limitada que abarca una sola unidad de negocio se convierta en una divulgaci贸n completa, que tal vez implique diferentes n煤meros de importador registrado.
- Documentaci贸n completa y transparente. La CBP evaluar谩 la divulgaci贸n bas谩ndose en la claridad, transparencia e integridad de la presentaci贸n. La divulgaci贸n debe incluir:
- Una descripci贸n narrativa de los acontecimientos que condujeron a la infracci贸n, su descubrimiento y la respuesta interna.
- Explicaci贸n de la metodolog铆a utilizada para identificar y analizar las entradas afectadas.
- C谩lculos detallados de los derechos adeudados, con an谩lisis y hojas de c谩lculo justificativos.
- Cualquier comunicaci贸n previa con la CBP que sea relevante para el asunto, incluyendo la presentaci贸n y las respuestas a correcciones posteriores al resumen, protestas contra la liquidaci贸n y solicitudes de dict谩menes consultivos.
Adem谩s, los importadores deben estar preparados para proporcionar copias de todos los documentos pertinentes, incluidas facturas, 贸rdenes de compra, conocimientos de embarque, contratos, facturas comerciales y otra informaci贸n justificativa.
- Uso del muestreo estad铆stico. En situaciones de gran volumen, los importadores pueden utilizar el muestreo estad铆stico para estimar el impacto de la infracci贸n. Este enfoque debe cumplir con las normas de la CBP en materia de fiabilidad, representatividad y capacidad para extrapolar con precisi贸n la muestra al conjunto completo de entradas atribuidas. Las mejores pr谩cticas incluyen:
- Consultar con estad铆sticos comerciales o profesionales familiarizados con las expectativas de la CBP.
- Definir claramente la poblaci贸n de entradas.
- Utilizando muestreo aleatorio con estratificaci贸n adecuada si es necesario.
- Garantizar que los intervalos de confianza y los m谩rgenes de error sean defendibles.
- Explicaci贸n de c贸mo se calcul贸 la responsabilidad proyectada a partir de los datos de la muestra.
- Trabajar con las directrices de la CBP sobre muestreo estad铆stico para demostrar c贸mo se cumpli贸 cada requisito.
- Coordinaci贸n interna y externa. Una divulgaci贸n eficaz suele requerir la colaboraci贸n de varios departamentos:
- Asesor jur铆dico: Supervisar la divulgaci贸n, preparar la descripci贸n y el Manual de Aduanas (si es necesario) y mantener el privilegio cuando sea apropiado.
- Agentes de aduanas: Para proporcionar datos de entrada e informaci贸n sobre los procesos de declaraci贸n.
- Personal de cumplimiento: Dirigir el an谩lisis de las causas fundamentales y garantizar la mejora de los procesos.
- Equipos de TI y datos: para extraer, validar y analizar datos relevantes.
- Consultores externos: Para apoyar el muestreo y la revisi贸n de datos, o para la planificaci贸n de medidas correctivas cuando los recursos internos son insuficientes.
- Abordar cuestiones que afectan a m煤ltiples organismos. Algunos errores aduaneros pueden tener implicaciones para las declaraciones presentadas ante otros organismos federales, como la Administraci贸n de Alimentos y Medicamentos, la Agencia de Protecci贸n Ambiental o la Administraci贸n Nacional de Seguridad Vial. Una divulgaci贸n que solo aborde las obligaciones de la CBP, sin tener en cuenta las infracciones normativas relacionadas, puede ser insuficiente. Se debe desarrollar un plan de divulgaci贸n integral y que abarque m煤ltiples organismos cuando est茅n implicadas otras obligaciones normativas.
- Incluyendo un plan de medidas correctivas/cumplimiento de las normas aduaneras. La CBP concede gran importancia a las medidas correctivas adoptadas por el importador para evitar que se repita la situaci贸n. Un plan de medidas correctivas s贸lido puede incluir:
- Creaci贸n o actualizaci贸n de un manual de aduanas, procedimientos operativos est谩ndar o herramientas de gesti贸n arancelaria.
- Creaci贸n o actualizaci贸n de un 铆ndice de clasificaci贸n aduanera.
- Creaci贸n o actualizaci贸n de un sistema para el seguimiento y la atribuci贸n de ayudas (ayudas relacionadas con la producci贸n proporcionadas por el importador al fabricante extranjero).
- Formaci贸n nueva o mejorada para el personal pertinente.
- Entradas correctivas o protestas presentadas seg煤n sea necesario, como en el caso de entradas que se encuentran dentro del per铆odo de correcciones posteriores al resumen.
- Ten cuidado al solicitar divulgaciones limitadas. Un error com煤n es revelar solo un conjunto limitado de problemas cuando una revisi贸n sist茅mica muestra que los errores est谩n m谩s extendidos. La CBP espera que las revelaciones sean completas y sinceras. Intentar seleccionar entradas o restar importancia a ciertos aspectos de la infracci贸n puede dar lugar a:
- Rechazo de la divulgaci贸n o investigaci贸n de entradas fuera del 谩mbito de la divulgaci贸n limitada.
- P茅rdida de los beneficios de mitigaci贸n de sanciones para cualquier entrada fuera del alcance de la divulgaci贸n limitada.
- Mayor riesgo de futuras medidas coercitivas.
Cuando se detectan varios tipos de errores durante la revisi贸n, a menudo es mejor agruparlos en una divulgaci贸n completa, incluso si inicialmente parec铆a apropiada una divulgaci贸n limitada. Cuando esto ocurre, el importador debe presentar una declaraci贸n complementaria iniciando una divulgaci贸n completa para documentar el alcance ampliado de la divulgaci贸n.
- Hacer un seguimiento y confirmar el cierre. Incluso despu茅s de presentar la declaraci贸n, el proceso no ha terminado. Los importadores deben:
- Supervise el estado de la divulgaci贸n con la CBP.
- Responda r谩pidamente a cualquier pregunta o solicitud de documentaci贸n adicional por parte de la CBP.
- Confirme que la CBP est谩 concediendo la compensaci贸n.
- Confirme que la CBP ha emitido una carta de cierre o una decisi贸n en la que acepta la divulgaci贸n (que puede no emitir si la divulgaci贸n muestra un sobrepago neto despu茅s de la compensaci贸n, lo que a veces ocurre).
- Conserve toda la documentaci贸n de divulgaci贸n en caso de futuras auditor铆as o medidas coercitivas.
A medida que el Gobierno de los Estados Unidos intensifica la aplicaci贸n de las normas de importaci贸n, el proceso de divulgaci贸n voluntaria se ha convertido en una herramienta cada vez m谩s importante para los importadores responsables. Una divulgaci贸n bien ejecutada no solo limita la exposici贸n financiera, sino que tambi茅n demuestra la integridad institucional y el compromiso con el cumplimiento normativo.
Sin embargo, para que sean eficaces, las divulgaciones voluntarias deben ser algo m谩s que reconocimientos reactivos de errores pasados. Deben ser oportunas, transparentes, proporcionar una cobertura completa de todos los errores y estar documentadas exhaustivamente. Siguiendo las mejores pr谩cticas, desde el an谩lisis y la documentaci贸n de las causas fundamentales hasta la coordinaci贸n interdepartamental y las medidas correctivas, los importadores pueden garantizar que sus divulgaciones alcancen el objetivo previsto: resolver las infracciones pasadas y, al mismo tiempo, posicionar a la organizaci贸n para un entorno de importaci贸n mejor gestionado.
El equipo de Foley聽Equipo de Comercio Internacional y Seguridad Nacional聽est谩 supervisando todos los acontecimientos relacionados con los aranceles, incluidas las modificaciones, aclaraciones/orientaciones o nuevas medidas arancelarias introducidas por la administraci贸n Trump, que estamos cubriendo en nuestros聽blog de recursos sobre aranceles y comercio internacional聽. A medida que dispongamos de nueva informaci贸n, proporcionaremos actualizaciones y an谩lisis para ayudar a los importadores a navegar por el cambiante paradigma del comercio internacional, incluyendo los nuevos aranceles.
Nuestro informe t茅cnico sobre聽芦Gesti贸n de los riesgos de importaci贸n y arancelarios durante una guerra comercial禄聽describe un plan de 12 pasos que ofrece medidas pr谩cticas para ayudar a los importadores a gestionar los riesgos arancelarios y comerciales internacionales en el entorno arancelario y comercial actual, mientras que el informe t茅cnico complementario sobre聽芦Gesti贸n de los riesgos de integridad de la cadena de suministro禄聽ofrece consejos pr谩cticos para hacer frente a los mayores riesgos de la cadena de suministro relacionados con los productos importados a Estados Unidos, incluido el uso cada vez mayor de retenciones por parte de la CBP.
Si tiene alguna pregunta sobre esta publicaci贸n, no dude en ponerse en contacto con cualquiera de los autores o con su abogado de Foley & Lardner. Si desea recibir futuras actualizaciones sobre 芦Lo que toda empresa multinacional debe saber禄 acerca del funcionamiento del complejo mundo del comercio internacional actual, suscr铆base a nuestro blog sobre aranceles y comercio internacional.聽